Companies House 2026 — co polski właściciel spółki LTD musi wiedzieć o nowych obowiązkach

Rok 2026 przynosi największą od dekad zmianę zasad działania Companies House — konsekwencję Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA). Jeśli prowadzisz spółkę LTD z Polski, zmiany dotykają Cię wprost, niezależnie od tego, czy firma aktywnie handluje, czy jest strukturą holdingową. Poniżej to, co faktycznie trzeba zrobić — z podstawą prawną przy każdej tezie, nie ogólnikiem.

Weryfikacja tożsamości dyrektora — obowiązek od 18 listopada 2025

Od 18 listopada 2025 r. weryfikacja tożsamości dyrektorów i osób sprawujących znaczącą kontrolę (PSC) jest obowiązkowa na mocy ECCTA 2023. To nie jest przejściowa procedura — to stały element brytyjskiego rejestru handlowego, przeprowadzany przez GOV.UK One Login albo przez uprawnionego pośrednika (Authorised Corporate Service Provider).

Kogo dotyczy i w jakim terminie

Nowo powoływani dyrektorzy muszą zweryfikować tożsamość, zanim ich powołanie zostanie zgłoszone do Companies House — to obowiązuje od razu, przy każdym nowym wpisie. Dyrektorzy zarejestrowani wcześniej, przed 18 listopada 2025 r. mają 12-miesięczny okres przejściowy: muszą zakończyć weryfikację najpóźniej przy składaniu pierwszego Confirmation Statement przypadającego po tej dacie.

W praktyce oznacza to, że jeśli Twoja spółka składa Confirmation Statement raz do roku, termin weryfikacji tożsamości wypada dla większości polskich właścicieli LTD gdzieś w ciągu 2026 roku — nie warto czekać do ostatniego możliwego terminu, bo proces wymaga dokumentu tożsamości i czasu na jego zatwierdzenie.

Co się dzieje bez weryfikacji

Brak weryfikacji blokuje możliwość składania dokumentów do Companies House — w tym samego Confirmation Statement i rocznych sprawozdań finansowych. Spółka, która nie dopełni tego obowiązku, traci zdolność do legalnego, terminowego wywiązywania się z pozostałych obowiązków rejestrowych, co samo w sobie rodzi ryzyko kolejnych sankcji.

Wyższe opłaty od 1 lutego 2026

Od 1 lutego 2026 r. Companies House podniósł opłaty za większość czynności rejestrowych, w tym za rejestrację spółki i składanie Confirmation Statement — zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej, przy czym filing papierowy pozostaje wyraźnie droższy od elektronicznego. Companies House wskazuje, że dodatkowe wpływy finansują nowe uprawnienia nadzorcze przyznane mu przez ECCTA. Dokładną, aktualną wysokość opłat sprawdź na gov.uk przed każdą transakcją — zmieniają się i nie warto planować budżetu na podstawie starych stawek.

PSC pod ściślejszą kontrolą — i realne kary finansowe

Rejestr Persons with Significant Control, czyli osób sprawujących znaczącą kontrolę nad spółką, jest teraz powiązany z tym samym reżimem weryfikacji tożsamości co dyrektorzy — a niezgodności są łatwiejsze do wykrycia niż wcześniej.

Obowiązek aktualizacji rejestru

Zmianę danych PSC — nazwiska, adresu, zakresu kontroli — trzeba odnotować we własnym rejestrze spółki w ciągu 14 dni od jej wystąpienia, a Companies House powiadomić w kolejnych 14 dniach od aktualizacji rejestru. Ten obowiązek nie jest nowy, ale w 2026 roku jest egzekwowany surowiej, bo dane PSC są konfrontowane z danymi z weryfikacji tożsamości.

Nowe uprawnienia do nakładania kar

ECCTA 2023 wprowadził do Companies Act 2006 nowy art. 1132A, doprecyzowany przez Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (Financial Penalty) Regulations 2024. Na tej podstawie Companies House może nałożyć karę pieniężną do 10 000 GBP jako alternatywę dla postępowania karnego, bez konieczności wyroku sądu — po uprzednim doręczeniu zawiadomienia i możliwości ustosunkowania się spółki.

To zmienia poziom ryzyka. Wcześniej egzekwowanie wielu obowiązków rejestrowych wymagało postępowania sądowego, co w praktyce oznaczało rzadkie i powolne działania organu. Kara administracyjna nakładana bezpośrednio przez Companies House jest szybsza i bardziej prawdopodobna.

Non-resident directors — szczególna sytuacja polskich przedsiębiorców

Polscy przedsiębiorcy zarządzający spółką LTD z terytorium Polski są dla Companies House zwykłymi dyrektorami — przepisy nie tworzą osobnej kategorii formalnej „non-resident director” z dodatkowym zestawem obowiązków rejestrowych. Prawdziwe ryzyko leży gdzie indziej i warto je nazwać precyzyjnie, zamiast zbywać ogólnikiem o „implikacjach podatkowych”.

Adres do korespondencji — co naprawdę wymaga prawo

Art. 163 Companies Act 2006 wymaga podania adresu do korespondencji (service address) dla każdego dyrektora — ale przepis nie wymaga, by był to adres w Wielkiej Brytanii. Dyrektor mieszkający w Polsce może wskazać adres w Polsce. Osobnym obowiązkiem, wprowadzonym przez ECCTA od 4 marca 2024 r., jest to, że sama spółka musi mieć „odpowiedni adres” (appropriate address) jako adres rejestrowy — fizyczny adres w Wielkiej Brytanii, pod którym korespondencja realnie dotrze do osoby działającej w imieniu spółki, bez możliwości korzystania ze skrzynki pocztowej (PO box).

Prawdziwe ryzyko: miejsce faktycznego zarządu

Jeśli dyrektor zarządza spółką z Polski — stąd podejmuje decyzje, podpisuje umowy, prowadzi bieżące sprawy spółki w sposób zorganizowany i ciągły — art. 3 ust. 1a ustawy o CIT pozwala uznać, że spółka ma zarząd na terytorium Polski, niezależnie od brytyjskiej rejestracji. Konsekwencją jest polska rezydencja podatkowa spółki i obowiązek podatkowy od całości jej dochodów w Polsce.

Konwencja między Polską a Zjednoczonym Królestwem o unikaniu podwójnego opodatkowania (Dz.U. 2006 nr 250 poz. 1840) rozstrzyga wtedy, które państwo ma prawo opodatkować które dochody — ale samo powołanie się na umowę nie zastępuje uporządkowania miejsca zarządu od początku działalności. To jest realne ryzyko tej struktury, nie hipotetyczne „może się zdarzyć” — i trzeba je ogarnąć świadomie, a nie odkrywać przy kontroli.

Co czeka nas od kwietnia 2028

Companies House potwierdził, że od kwietnia 2028 r. wchodzi w życie kolejny etap reformy sprawozdawczości: składanie rocznych sprawozdań finansowych wyłącznie za pomocą oprogramowania, z obowiązkowym tagowaniem w formacie iXBRL, oraz likwidacja możliwości składania sprawozdań „abridged” (skróconych). Dotychczasowe kanały — formularze papierowe i serwis webowy Companies House — zostaną zamknięte.

Dla polskich właścicieli LTD, którzy dotąd korzystali z prostych narzędzi online, oznacza to konieczność przejścia na oprogramowanie księgowe zgodne z nowym standardem. Termin wydaje się odległy, ale przygotowanie księgowości pod nowy format warto zacząć z wyprzedzeniem, a nie w ostatnim kwartale przed wejściem przepisów w życie.

Jak się przygotować — checklist dla polskiego właściciela LTD

1. Zweryfikuj tożsamość przez GOV.UK One Login albo przez ACSP — jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź termin swojego najbliższego Confirmation Statement i zdąż przed nim
2. Sprawdź aktualne opłaty na gov.uk przed każdym filingiem — stawki zmieniły się od 1 lutego 2026 r.
3. Zaktualizuj rejestr PSC i dopilnuj terminów zgłoszeń — 14 dni na aktualizację rejestru, kolejne 14 dni na zgłoszenie do Companies House
4. Udokumentuj, gdzie faktycznie zarządzasz spółką — jeśli decyzje zapadają w Polsce, ustal z księgowym, czy nie powstaje polska rezydencja podatkowa spółki na podstawie art. 3 ust. 1a ustawy o CIT
5. Zaplanuj przejście na sprawozdawczość przez oprogramowanie przed kwietniem 2028 r., zamiast zostawiać to na ostatni moment

Prowadzimy księgowość polskich spółek LTD od lat i na bieżąco śledzimy zmiany w Companies House, żeby żaden z tych terminów Cię nie zaskoczył. Skontaktuj się z nami: telefon +48 530 447 230, e-mail info@semperparatus.law, albo umów konsultację online: https://cal.semperparatus.legal/semper/konsultacja-ltd-uk.